Maschinelle Meldeverfahren

Erfahren Sie in folgender Liste mehr zum maschinellen Meldeverfahren für Unternehmen:

Die BITMARCK SERVICE GMBH oder die Mobil ISC GmbH nehmen sowohl Meldungen im Rahmen der Datenerfassungs- und Übermittlungsverordnung (DEÜV) als auch Beitragsnachweise für alle Betriebskrankenkassen in maschineller Form entgegen. Daten für andere Kassenarten können nicht verarbeitet werden.

DEÜV-Meldungen und Beitragsnachweise dürfen nur noch maschinell, d.h. per Datenfernübertragung (DFÜ) und per E-Mail übermittelt werden. Die Datenübertragung von DEÜV-Meldungen und Beitragsnachweisen darf nur aus einem systemuntersuchten Entgeltabrechnungsprogramm oder einer systemuntersuchten Ausfüllhilfe (z.B. sv.net) erfolgen.

Hilfreiche Informationen zum Thema gibt es auch bei der Deutschen Rentenversicherung zur DEÜV

Zwecks Vereinfachung der Datenübermittlung wurden die technischen Voraussetzungen für die Annahme von Meldungen nach der Datenerfassungs- und Übermittlungsverordnung (DEÜV-Meldungen) und Beitragsnachweisen per E-Mail geschaffen. Die E-Mail-Adresse für die Datenübermittlung von DEÜV-Meldungen und Beitragsnachweisen lautet info@itsg.de

Vor dem Hintergrund einer standardisierten Datenübertragung muss die Übertragung von DEÜV-Meldungen und Beitragsnachweisen im Krankenkassen-Kommunikations-Standard (KKS) erfolgen.

Das eingesetzte Entgeltabrechnungsprogramm muss systemuntersucht sein und den E-Mail-Versand unterstützen. Nähere Auskünfte erteilt Ihnen Ihr Software-Ersteller.

Aus Sicherheitsgründen müssen die Daten vor der Übertragung verschlüsselt werden. Hierzu ist eine Zertifizierung erforderlich, die u.a. bei der Informationstechnischen Servicestelle der gesetzlichen Krankenversicherung (ITSG) beantragt werden kann.

Die Anschrift der ITSG lautet:

ITSG GmbH
Informationstechnische Servicestelle der Gesetzlichen Krankenversicherung
Seligenstädter Grund 11
63150 Heusenstamm

Telefon 06104 / 60050-0
Telefax 06104 / 60050-300
Internet: www.itsg.de
E-Mail: info@itsg.de

Detaillierte Informationen zum KKS und zum ITSG Trustcenter, wie z.B. Antragstellung und Vergabe einer Zertifizierung, finden Sie im Internet unter der Adresse www.gkv-datenaustausch.de

Das Produkt sv.net ist eine systemgeprüfte Anwendung für die Datenerfassung und Übermittlung (DEÜV) nach § 22 DEÜV, trägt das GKV-Zertifikat einer geprüften Ausfüllhilfe-Software und erfüllt somit die Anforderungen des § 28b SGB IV.

Für Arbeitgeber, die keine Entgeltabrechnungssoftware einsetzen, bietet sv.net eine Möglichkeit, Sozialversicherungsmeldungen, Beitragsnachweise, den digitalen Lohnnachweis zur Unfallversicherung etc. auf dem vorgeschriebenen elektronischen Weg verschlüsselt zu übermitteln.

Auch im Auftrag  der Betriebskrankenkassen wurde dies von der Informationstechnischen Servicestelle der gesetzlichen Krankenversicherung (ITSG) softwaretechnisch umgesetzt. Somit ist sv.net seit vielen Jahren ein wichtiger Baustein im Beitrags- und Meldewesen der Sozialversicherung.

Das anwenderfreundliche Programm steht in einer Online- und einer Windows-PC-basierten Variante mit unterschiedlichem Leistungsumfang zur Verfügung: sv.net/standard ist eine browserbasierte Anwendung, die zwar keine lokale Installation erfordert, allerdings auch keine Daten zwischenspeichern kann.

Die PC-basierte Lösung sv.net/comfort bietet die Möglichkeit, Meldungen sowie Firmen- und Personalstammdaten auf den lokalen Windows-PC-Systemen der Anwender zu speichern.

Detaillierte Informationen, Preise und Kosten zu sv.net finden Sie unter https://www.itsg.de/oeffentliche-services/sv-net/.

Zu jeder übermittelten Datei erhalten Sie ein Verarbeitungsprotokoll von der BITMARCK SERVICE GMBH oder der Mobil ISC GmbH. Hierbei ist die häufigste Form die Mitteilung, dass die übermittelte Datei fehlerfrei verarbeitet wurde und die darin enthaltenen Meldungen/Beitragsnachweise/Erstattungsanträge an die entsprechenden Krankenkassen weitergeleitet wurden. 

Es kommt jedoch vor, dass ein oder mehrere Datensätze einer Datei fehlerhaft sind. Diese Situation wirft bei den Absendern der betroffenen Dateien unter Umständen Fragen auf. Die nachstehenden Erläuterungen sollen Ihnen bei der Beantwortung dieser Fragen helfen. 

Meldungen

Zusammen mit einem Anschreiben erhalten Sie zu jeder fehlerhaften Meldung eine zweiseitige Anlage (Seitennummerierung z.B. 2 und 2A). Die erste Seite der Anlage (z.B. Seite 2) enthält die Stamminformationen der Meldung, sowie die entsprechende Fehlermeldung. Auf der zweiten Seite (z.B. Seite 2A) ersehen Sie alle weiteren Daten der fehlerhaften Meldung, wie z.B. Beginn und Ende des Meldezeitraums, Entgelt, Name- und Anschriften-Informationen usw. Der Umfang und Inhalt dieser Daten richtet sich nach der Art der Meldung. Zum Beispiel fehlen bei einer Jahresmeldung Name und die Anschrift des Arbeitnehmers.

Insbesondere bei Meldungen, die keine Informationen über Namen und Anschrift enthalten, müssen zur Identifizierung des Mitarbeiters andere Kriterien herangezogen werden. Dies sind im Regelfall die Versicherungsnummer (Stellen = 064-075 des Datensatzes DSME*, Name = VSNR*) sowie das Aktenzeichen des Beschäftigungsbetriebs (Stellen = 093-112 des Datensatzes DSME*, Name = AZ-VU*). Das Aktenzeichen enthält zumeist die Personalnummer über die eine Identifizierung problemlos möglich ist. 

Beitragsnachweise

Probleme bei der Zuordnung können in der Regel nur auftreten, wenn der Empfänger (Betriebsnummer der Krankenkasse, Stellen 025-039) falsch angegeben wurde. In diesen Fällen müssen zur Identifizierung andere Kriterien (z.B. Zahlbetrag/Guthaben, Stellen 339-349) herangezogen werden. 

Erstattungsanträge nach dem AAG* 

Soweit die Krankenkasse eine inhaltliche Abweichung zwischen ihrer Berechnung der Erstattung und dem Antrag des Arbeitgebers feststellt, hat sie die Gründe hierfür den Arbeitgebern durch eine Datenübertragung unverzüglich zu melden. Die Rückmeldungen erfolgen mit dem Datensatz Rückmeldung AAG (DSAR*) und den Datenbausteinen Rückmeldung AAG (DBRA*), Name (DBNA*) sowie Ansprechpartner (DBAP*).

Fehlerbehebung

Bei allen fehlerhaften Meldungen/Beitragsnachweisen müssen Sie unbedingt die Fehlerursache beheben und die korrigierten Daten erneut übermitteln. Sollte eine erneute Übermittlung nicht möglich sein, können Sie die entsprechenden Meldungen/Beitragsnachweise auch über die Produkte von sv.net erfassen und versenden.

Bitte beachten Sie bei Beitragsnachweisen unbedingt die Fälligkeit, um Beitragsschätzungen zu vermeiden.

Unabhängig davon, dass sich fehlerhafte Daten in einer Datei befinden, werden die korrekten Meldungen und Beitragsnachweise unverzüglich an die entsprechenden Betriebskrankenkassen weitergeleitet. 

* Legende

AAG: Aufwendungsausgleichsgesetz
AZ-VU: Aktenzeichen-Verursacher
DBAP: Datenbaustein Ansprechpartner
DBNA: Datenbaustein Name
DBRA: Datenbaustein Rückmeldung AAG
DSAR: Datensatz AAG Rückmeldung
DSME: Datensatz-Meldung
VSNR: Versicherungsnummer

Der maschinelle Datenaustausch zwischen den Arbeitgebern und den einzelnen Betriebskrankenkassen wird über die BITMARCK Service GmbH abgewickelt. 

Tel. 0201 102281-460
Fax: 0201 102281-177
E-Mail:  dav@bitmarck.de

Schriftliche Anfragen zum maschinellen Datenaustausch richten Sie bitte an:

BITMARCK SERVICE GMBH
Lindenallee 6-8
45127 Essen

Weitere Informationen finden Sie im Kundenportal der BITMARCK Service GmbH unter „Meldungen und Beiträge/Arbeitgeber“ www.bitmarck.de 

Die BKK Mobil Oil arbeitet beim Datenaustausch mit der Mobil ISC GmbH zusammen: 

Mobil ISC GmbH
Raiffeisenstr. 12
31275 Lehrte
dav@mobil-isc.de 

Hinweis: 

Bei Auskünften zu kassenspezifischen Themen wenden Sie sich bitte direkt an die zuständige Betriebskrankenkasse. Gleiches gilt für Schreiben, die eine Betriebskrankenkasse betreffen sowie Einzugsermächtigungen, Erstattungsanträge usw.

Entgeltabrechnungsprogramm

Eine Aufstellung der systemuntersuchten Entgeltabrechnungsprogramme finden Sie unter www.gkv-ag.de, Rubrik „Programme im Verfahren der Systemuntersuchung“.

Weiterführende Informationen:

Information für Arbeitgeber über das erweiterte Meldeverfahren nach dem Unfallversicherungsmodernisierungsgesetz

Information für Zahlstellen zum Maschinellen Meldeverfahren zwischen Zahlstellen und Krankenkassen

Informationen zu Fragen der maschinellen Entgeltbescheinigungen zur Berechnung von Entgeltersatzleistungen und Mitteilungen über Vorerkrankungen in einem dialogfähigen Meldeverfahren

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